Henkilötietokäytäntö
Verkkosivustoa varten laadittu henkilötietokäytäntö toimii sisäisenä ohjeistuksena ja määrittelee, miten verkkosivusto säilyttää ja käsittelee kävijöidensä henkilötietoja. Sen jälkeen kun yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) tuli voimaan vuonna 2018, henkilötietojen käsittelylle on asetettu aiempaa tiukempia vaatimuksia.
Mistä on kyse?
Henkilötiedot
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tietoja, jotka voidaan suoraan tai epäsuorasti yhdistää tiettyyn luonnolliseen henkilöön. Suorat henkilötiedot voivat yksinään tunnistaa henkilön, kun taas epäsuorat henkilötiedot voivat yhdessä muiden tietojen kanssa mahdollistaa henkilön tunnistamisen.
GDPR:n mukaisia henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, valokuvat ja sähköpostiosoite.
Suoria henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi ja henkilötunnus, kun taas esimerkiksi IP-osoite ja asuinpaikka katsotaan epäsuoriksi henkilötiedoiksi.
Henkilötietokäytäntö
Kaikkien henkilötietoja käsittelevien verkkosivustojen on käsiteltävä niitä GDPR:n mukaisesti. Henkilötietojen käsittelylle on oltava asianmukainen oikeusperuste. Tietyissä tilanteissa tämä oikeusperuste voi olla henkilön antama suostumus. Suostumuksen on oltava tietoon perustuva, ja verkkosivuston kävijän tulee voida helposti selvittää, miten hänen henkilötietojaan käsitellään. Tämän vuoksi henkilötietojen käsittelystä tulee antaa selkeät tiedot.
Henkilötietokäytännössä tulee selventää, mitä henkilötietoja verkkosivusto kerää ja säilyttää, miten niitä käytetään, miten kävijät voivat hallita henkilötietojensa käsittelyä sekä miten he voivat ottaa yhteyttä verkkosivuston ylläpitäjään.
Miten se toimii?
Verkkosivuston henkilötietokäytäntö tulee laatia kaikissa yrityksissä ja viranomaisissa, joiden verkkosivustoilla käsitellään henkilötietoja.
Verkkosivuston henkilötietokäytäntö muodostaa sisäisen ohjeistuksen siitä, miten henkilötietoja käsitellään. Sen tulee olla selkeä, täsmällinen ja helposti saatavilla. Kun käytäntö on laadittu, se tulee julkaista verkkosivustolla siten, että kaikki kävijät voivat tutustua siihen.
Verkkosivustoa luotaessa on hyvä laatia myös evästekäytäntö eli käytäntö siitä, miten pienet tekstitiedostot tallentavat käyttäjää koskevia tietoja käyttökokemuksen parantamiseksi, sekä käyttöehdot, joissa määritellään, miten verkkosivuston käyttäjät saavat ja eivät saa toimia.